Come gestire una location per eventi

Parlando di come gestire una location per eventi, mi sentirei di fare un paragone assai semplice ma allo stesso tempo efficace. È come gestire la propria casa. Il primo dato è legato alla manutenzione, fattore strettamente connesso all’immagine che la location offre a chi la visita per un sopralluogo o semplicemente la raggiunge per un appuntamento. La location deve essere sempre ben pulita e in ordine. E a questo scopo occorre individuare partner affidabili e flessibili alle richieste anche dell’ultimo minuto.

Ovviamente, al ruolo tipico della ditta di pulizie si affianca il lavoro di chi si occupa della manutenzione degli impianti elettrici, del verde, ma anche della sorveglianza, che nel controllo degli accessi garantisce anche da eventuali atti vandalici che potrebbero compromettere l’immagine del sito. Tutti i servizi che vengono effettuati dietro le quinte, ma che rendono una location accattivante e soprattutto funzionale e accogliente.

La scelta dei fornitori è un altro punto nodale per il successo. Primi tra tutti, il service audio/video/luci. Quest’ultimo deve garantire qualità, professionalità ed essere capace di risolvere difficoltà improvvise. Tali servizi infatti sono strategici e richiedono un rapporto quasi in esclusiva, che si basi sulla fiducia, poiché la realizzazione di un evento di successo passa anche per l’assistenza della componente audio/video/luci.

Come gestire una location: l’ufficio commerciale

Un capitolo di importanza fondamentale è quello legato all’ufficio commerciale, che ha la responsabilità della presa in carico delle richieste, dell’elaborazione dei preventivi, dell’accompagnamento dei clienti nei sopralluoghi. Fino ad arrivare alla stipula del contratto. L’ufficio commerciale infatti offre un’assistenza continua al cliente, interfacciandosi con fornitori, partner, ufficio legale e con tutti gli altri dipartimenti. A questo scopo occorre che l’ufficio sia dotato di un planning di attività e di richieste dove si evidenziano le opzioni e le conferme di date, onde evitare accavallamenti di eventi diversi nello stesso giorno o nella stessa sala.

Nell’ambito della descrizione sul come gestire una location per eventi, non può mancare la citazione dell’ufficio amministrativo che opera a stretto contatto con quello commerciale di cui sopra abbiamo parlato. Qui si gestiscono i flussi in entrata e in uscita, le scadenze e i rapporti con fornitori e clienti.

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Catering e accomodation

Un altro servizio fondamentale, per una location che voglia dirsi di alto livello, è quello relativo al catering. Anche qui, come per il service audio/video/luci la soluzione più adatta è un affidamento in sostanziale esclusiva a una o più aziende, così da dare al cliente un ampio ventaglio di scelta. Un altro servizio molto importante, in relazione alla permanenza o all’arrivo dei partecipanti presso la location, è quello legato ai servizi di trasporto e alle strutture alberghiere. Anche qui è sempre buona norma costruire rapporti di fiducia sedimentati nel tempo con uno o più fornitori.

Un cenno a parte merita l’ufficio progettazione e realizzazione architettonica e grafica, dove prendono forma tutte le richieste del cliente relativamente all’immagine e alle scenografie. Qui la creatività è al lavoro per ideare un messaggio visivo all’altezza di un grande evento, seguendo sempre le direttive del cliente nel rispetto della sua brand identity.

Social media

La comunicazione è poi uno degli elementi decisivi in relazione alla gestione di una location per eventi. Oggi maggiormente orientata verso la dimensione social, essa segue due direttrici: la promozione e la narrazione della location, oppure, su richiesta del cliente, quella dell’evento sui canali social della location stessa.

Come gestire una location: risorse da mettere a sistema

Gestire una location significa, in sostanza, mettere a sistema i servizi legati alla realizzazione di un evento con quelli offerti dai fornitori in e off-location, così da proporre un pacchetto chiavi in mano, su misura per il cliente. Dal punto di vista professionale, per gestire una location di medio-grandi dimensioni occorre avere un profondo e radicato spirito di adattamento, e molta pazienza per seguire e capire le diverse esigenze. E allo stesso tempo anche una propensione, che si potrebbe tradurre in alcuni casi in dedizione al lavoro. Gestire una location per eventi infatti lascia poco spazio al tempo libero e richiede un livello di attenzione molto alto.

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Photo Copertina – Pixabay

Barbara Pescatori

Da circa 25 anni nella Event Industry come organizzatrice di grandi eventi a carattere nazionale e internazionale. Mi occupo di pubbliche relazioni, gestione aziendale, consulenza alle imprese, marketing e comunicazione.