Organizzare eventi di successo

Per organizzare eventi di successo l’importanza del team è fondamentale: una organizzazione di squadra, così possiamo definire oggi l’event organizing. Come sempre parto da me, dalla mia esperienza, e parto col dire che ho la fortuna di avere con me da diversi anni dei collaboratori straordinari, con i quali parliamo la stessa lingua. Non sono mancati e non mancheranno momenti di confronto acceso ma ciò che è più importante per rendere efficiente il lavoro di squadra è costruire un rapporto di stima reciproca, di fiducia e rispetto.

L’elemento che maggiormente va tenuto in conto, passando alla sfera professionale, è la costante formazione sul campo. Oltre ad una comunicazione più o meno circolare. Su questo dobbiamo soffermarci brevemente, perché è fondamentale comprendere come spesso, durante l’organizzazione di un grande evento, la comunicazione possa subire alcune interruzioni; questo a causa di ritmi talmente veloci da non permettere, molte volte, la creazione di momenti di dialogo e comunicazione.

Organizzare eventi di successo: l’empatia

Organizzare eventi di successo è attività anche ‘umana’, dai connotati motlo ben definiti. Per questo motivo l’empatia, l’intesa e il parlare la stessa lingua è assolutamente decisivo. Tante teste, tante braccia ma un unico obiettivo. Occorre poi fare un cenno alla ricerca di collaboratori a progetto, legati ad un singolo evento o ad una singola commessa, che è materia leggermente più delicata; viene infatti a mancare quell’immediato rapporto di conoscenza che si ha con i collaoraboratori di lungo corso.

Spesso, però, il candidato è il risultato di altri rapporti consolidati. Mettiamo il caso che si sparga la voce della necessità di un nuovo esperto informatico; nel proprio giro di relazioni è possibile ricevere delle candidature, che poi verranno vagliate e solo in base all’esperienza reale si potrà aprire una collaborazione. La mia unica esperienza da dipendente in un’azienda estranea al mondo degli eventi è stata stimolante, e ciò che mi ha maggiormente gratificato risiede nella libertà d’azioe e di scelta. Occorre quindi saper delegare e soprattutto fidarsi.

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Fiducia e delega

Spesso capita, per esempio, che la fiducia sia preminente rispetto alla delega ma questo accade poiché i rapporti debbono crescere naturalmente. Aspetto che a volte può essere difficile da gestire, creando incomprensioni che nel tempo, però, trovano risoluzione. Se da oltre 25 anni opero nel mondo dell’organizzazione degli eventi, sicuramente posso indicare dei meriti della mia persona, ma altrettanto sicuramente la scelta dei collaboratori, consulenti e compagni di avventura è motivo di orgoglio. Oltre che di successo e della sopravvivenza a momenti difficili nel mercato degli eventi.

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Barbara Pescatori

Da circa 25 anni nella Event Industry come organizzatrice di grandi eventi a carattere nazionale e internazionale. Mi occupo di pubbliche relazioni, gestione aziendale, consulenza alle imprese, marketing e comunicazione.